Årsmøteguide

Årsmøteguide

Januar og februar er årsmøtetid for lokallagene. Mars for fylkeslagene. Det er en hektisk tid, men når godt organisert, er det gjerne et høydepunkt i året.

Her er en guide og sjekklister for et vellykket årsmøte.

I korte trekk:

1. Bestem dato og send ut innkalling
2. Forberede sakene
3. Avholde årsmøtet
4. Dokumentere årsmøtet

Medlemmer som har betalt kontingent for inneværende år (2026) har tale-, forslags- og stemmerett på årsmøtet. Partikontoret sender ut kontingent på nyåret, betalingsstatus sjekker dere i medlemssystemet: https://roedt.hypersys.no/

Husk å gjøre det litt hyggelig for medlemmene, gjerne med noe enkel servering pluss et kjekt og egna lokale. Kanskje kan det også kombineres med et medlemsmøte med innleder eller skolering.

Om årsmøtet

Årsmøtet er lagets og fylkesorganisasjonens høyeste myndighet. Årsmøtet behandler regnskap og beretning, program og vedtektsendringer, handlingsplan, valg av styre og andre tillitsvalgte. Også andre saker kan tas opp, men alt som skal opp til behandling bør stå på sakslista som er sendt ut på forhånd. Alt skal gjøres kjent på forhånd, så medlemmene vet hva som skal avgjøres.

Det er viktig å komme i gang tilstrekkelig tidlig og i en viss rekkefølge. Sørg for å lese egne vedtekter, slik at dere helt sikkert får forberedt de sakene som er vedtektsfestet. Det kan variere mellom lokallag om saker som budsjett, innkomne forslag, valg av revisor og valgkomite er vedtektsfestet og må behandles på årsmøtet. (At de ikke må behandles, betyr at styret tar stilling til om de likevel skal det.)

Vedtektene kan bare endres på årsmøtet. Endringer krever kvalifisert flertall, 2/3 av de med stemmerett på årsmøtet.

Lenke til standardvedtekter lokallag. (Dokument PDF)

Lenke til standardvedtekter fylkeslag. (Dokument PDF)

Huskeliste for årsmøte-planlegging

1. Sett dato (må være innen utgangen av februar)
2. Lag en tidslinje for når dere må sende innkalling til medlemmer, ha klart sakspapirer og frister. (sjekk lokale vedtekter)
3. Finn sted
4. Lag saksliste (sjekk vedtektene igjen)
5. Send ut innkalling (minst 1 måned før møtet)
6. Fordel hvem som skal lage utkast til de forskjellige sakspapirene.
7. Vedta innstillinger til sakene på et styremøte
8. Send ut sakspapirer
9. Avhold møtet
10. Send inn protokoll til medlem@roedt.no

Frister for lokallag og fylkeslag

Avholde årsmøte lokallag - utgangen av februar

Avholde årsmøte fylkeslag - utgangen av mars

Avholde årsmøte fylkesdellag - utgangen av mars

Varsle dato med forslag til saksliste for årsmøte lokallag - 4 uker

Varsle dato med forslag til saksliste for årsmøte fylkeslag - 8 uker

Sende ut delegatnøkkel fra fylkeslaget til lokallagene - 8 uker

Klage på delegatnøkkel - 2 uker etter kunngjøring

Frist for innsending av forslag til fylkesårsmøtet - 4 uker

Sende ut sakspapirer til medlemmene i lokallaget - 1 uke

Sende ut sakspapirer fylkesårsmøtet til lokallaga - 2 uker

Velge delegater til fylkesårsmøtet - fylket setter frist

(Nedlastbare skjema, word eller pdf)

Sjekkliste lokallag

Tiltak Frist Dato gjort

Varsle alle medlemmer om årsmøte - en måned før

Skrive beretning/årsmelding

Gjøre klart regnskap og eventuelt forslag til budsjett

Lage forslag til handlingsplan

Sende sakspapir til alle i laget senest en uke før

Avholde årsmøte

Sende inn protokoll til sentralt og fylke

Rapporterer inn til SSB om partifinansiering

Sjekkliste fylkeslag

Tiltak Frist Dato gjort
Sett i gang valgkomiteen - hvem er på valg?

Fastsette/vedta delegatnøkkel i fylkesstyret

Varsle alle medlemmer om årsmøte senest åtte uker før

• dato og møtested
• forslag saksliste
• forslagsfrist (fire uker før)

Delegater velges i lokallaga på medlemsmøter

Sakspapira sendes ut (frist to uker før)

Gjennomføring: Godkjente delegater

Sende inn protokoll

Rapporterer inn til SSB om partifinansiering

Endre opplysninger i Brønnøysundsregisteret

Om beretning/årsmelding

Tips til å skrive beretning

Beretning eller årsmelding er noe alle lagsstyrer må ha skrevet ferdig før årsmøtet. Den lages i forkant av årsmøtet og skal sendes til alle medlemmer. Medlemmene får dermed muligheter til å vurdere arbeidet i året som er gått, til å være med på å bestemme aktivitetene neste arbeidsår, og mulige forbedringer. Årsmeldinga og andre sakspapirer sendes til medlemmene senest ei uke før årsmøtet.

Hvis styret ikke har en fast sekretær, er beretninga lederens ansvar. Aktiviteter som har vært vellykket, eller områder der vi har møtt problemer og årsaken til dette, bør nevnes i beretninga.

Beretninga skal gi en oversikt over arbeid og virksomhet siste arbeidsår. Hvis laget har en egen handlingsplan, er det best å disponere beretningen i samsvar med den, slik at styret rapporterer til medlemmene på hvilke mål som er nådd, og hva som gjenstår.

Ellers er punktene nedenfor sentrale i ei beretning:
• Styrets sammensetning, komiteer og utvalg.
• Antall styre- og medlemsmøter, fester, stands, demonstrasjoner og andre arrangementer.
• Et avsnitt om representasjon: Alle som har vært på kurs, delegater til andre årsmøter, landsmøtet eller lignende.
• Medlemstallet ved arbeidsårets start og slutt, gjerne med kommentarer. Offisielle tall for alle lag blir sendt ut med lagstyrebrevet i januar.
• Rapporter fra utvalg og komiteer.
• Informasjonsarbeid, organisasjonsarbeid og studiearbeid.
• Avslutt beretningen med tanker om arbeidet i året som har gått og kom med tips om neste års arbeid.

Om regnskap

Om handlingplan

Handlingsplanen er et av de viktigste dokumentene et årsmøte vedtar. Derfor er det viktig at det er en godt forberedt sak på årsmøtet. Handlingsplanen er på mange måter medlemmenes bestilling på hva som skal prioriteres av styret i det kommende året. Her kommer noen enkle tips til å lage en handlingsplan:

1. Handlingsplanen trenger ikke å være for lang. Den bør være gjennomførbar for styret. Skriv gjerne i korte handlingspunkter som er lett å vurdere om er fulgt opp eller ikke i etterkant.
2. Sjekk den nasjonale handlingsplanen for å se om det er ting som også bør følges opp lokalt. Få det inn i planen så alt er samlet på et sted
3. Ta utgangspunkt i lokale forhold. Hva er det viktig at vi gjør i vårt eget lag.
4. Gi rom for at det kommer innspill og forslag på årsmøte. Så ikke fyll opp planen med flere tiltak enn det er arbeidskapasitet til i lokallaget.
5. All aktivitet i handlingsplanen må man kunne finne igjen i budsjettet. Aktivitet koster penger så viktig at man følger opp at det vi vedtar i handlingsplanen gjenspeiles i budsjettet.

Les gjerne mer om handlingsplan i organisasjonshåndboka del 1.

Om vedtekter/vedtektsendringer

Medlemsmøte, kurs eller skolering

Kanskje kan årsmøtet kombineres med et medlemsmøte med innleder eller skolering.

Andre saker som kan settes på programmet:

• Samarbeidsavtale med fagforening
• Innledning fra Rødt sentralt, fylkeslaget eller annen organisasjon
• Kulturelt innslag

Husk å invitere innleder eller kursleder i god tid.

E-post Stortinget: postmottak.roedt@stortinget.no

E-post partikontoret: roedt@roedt.no

Nyttige lenker

Organisasjonshåndbok https://roedt.no/organisasjonshandbok

Forslag til protokoller, standardvedtekter m.m. https://roedt.no/for-tillitsvalgte

Det er avtroppende styre sitt ansvar å sende inn årsmøteprotokoll. Protokoller og sakspapirer sendes til medlem@roedt.no. Ta gjerne kontakt om også dersom du har spørsmål.

Lenke til oversikt over ansatte og regionssekretærerer (nederst på siden) https://roedt.no/ansatte

Opplysninger om det nye styret oppdateres i Brønnøysund:

https://www.brreg.no/lag-og-foreninger/endre-opplysninger-for-lag-eller-forening/