Reisebestilling og reiseregninger i Rødt

Her finner du Rødts retningslinjer for bestilling av reiser og levering av reiseregninger. Fristen for å bestille reise i forkant av arrangement er 3 uker, og fristen for levering av reiseregning er 30 dager i etterkant.

RETNINGSLINJER FOR REISER I RØDT

HVEM GJELDER DETTE FOR?

Denne reisepolicyen gjelder for alle som reiser i Rødt-sammenheng, uavhengig om det er snakk om utvalgsmedlem, styremedlem eller annen tillitsvalgt. Reisepolicyen ligger til grunn for reiser i partiet, og det er hver enkelts ansvar å gjøre seg kjent med denne. Brudd på denne kan medføre at Rødt ikke dekker dine utgifter.

FRIST PÅ LEVERING AV REISEREGNING

Alltid innen 30 dager etter endt arrangement. Unntaket er de som er nødt til å reise i sommermånedene når registreringen er stengt.

PERSONLIG ANSVAR

Dersom du ikke har bestilt reisen din til arrangementet innen 3 uker før arrangementet finner sted, vil ikke Rødt dekke reisen din. Er du vara og får din innkalling senere enn dette, vil vi selvsagt ta hensyn til dette. Vara må da bestille sin reise så snart det lar seg gjøre.

REISELEVERANDØR OG BESTILLING

Vår reiseleverandør er Berg-Hansen. Adresse for nettsiden er berg-hansen.no og de har også en selvbetjeningsapp som heter Berg-Hansen. Vi har en fakturaavtale med disse, som innebærer at du slipper å legge ut penger for reiser. Gjennom reiseleverandøren vår kan du bestille

  • flybilletter
  • togbilletter
  • bussbilletter

For å kunne bestille en reise gjennom vårt reisebyrå, må du være valgt, ansatt eller tilhøre en komité eller utvalg. Gjennom dette skal du være automatisk registrert. Gå til berg-hansen.no. Dersom du ikke har en profil, send en epost til trine@roedt.no, med følgende opplysninger

  • Navn
  • Epost
  • Telefonnummer
  • Kjønn

Vi krever at du bestiller reisen din i god tid på grunn av pris. Hvis du er usikker på en møtedato, ber vi deg bestille billettene for å heller avbestille om det ikke passer. Avbestillingsgebyret er betraktelig lavere enn flybilletter bestilt et par dager før reisen skal skje.

Reisene bestiller du gjennom appen deres, eller hjemmesiden på berg-hansen.no.

REISE FOR AU, SST OG LS

  1. Profiler blir opprettet ved valg
  2. Møtekalender blir som regel vedtatt på et av de første møtene etter nytt mannskap er valgt. Bestill reisene så snart denne er på plass, og du ser hva som er din mulige møtedeltakelse.
  3. AU får ofte invitasjoner fra utlandet med en forespørsel om å delta. For å delta på slike reiser, må det ha en funksjon utover at det er hyggelig å delta. Reiser relevant for AU
    1. avklares i AU-møter om nytten for Rødt å delta på invitert arrangement
    2. avklares i AU om hvem som reiser. Hvis ingen i AU har anledning, bør invitasjonen stoppe der, og ikke gå videre til utvalg.
    3. avklares i AU om hva Rødt ønsker å formidle av sitt budskap på det inviterte arrangementet
    4. AU skal motta en skriftlig rapport og en muntlig redegjørelse i etterkant av reisen som gjør det mulig å vurdere utbyttet.

REISE FOR UTVALG OG KOMITEER

  1. Rødt har mange faste utvalg, men oppretter av og til komiteer, kommisjoner og andre grupper som skal arbeide frem noe for Rødt. Disse ad hoc-gruppene kan det hende mangler registreringer hos Berg-Hansen. Gå til berg-hansen.no, legg inn navnet ditt og se om du er registrert. Hvis du ikke er det, send en epost til trine@roedt.no
  2. Alle som skal sende inn resieregninger i komiteer og utvalg må gi beskjed i forkant til okonomi@roedt.no, også etter registrering. Vi åpner/stenger brukere for konstnadsbesparing.
  3. Hvordan ligger det an med budsjettet til utvalget ditt? Er det penger å reise for?

REISER TIL ENKELTSTÅENDE MØTER, KONFERANSER M.M.

Her legger Rødt sentralt inn deltakerne i Berg-Hansen ut fra påmeldingsliste. Påmeldte må selv gå inn for å bestille billett.

HVORDAN LEVERE REISEREGNING?

Rødt benytter kun digital utbetalingsløsning for de aller fleste utlegg. Reiseutlegg administreres også digitalt, gjennom lønnssystemet vårt i Visma. Du må være registrert i vårt Visma-system for å kunne få en bruker. For å legge deg til som bruker, behøver vi følgende opplysninger om deg:

  • Personnummer, 11 siffer
  • Fullt navn
  • Adresse, gatenavn og nummer
  • Adresse, postnummer- og sted
  • E-post
  • Telefonnummer
  • Kontonummer

Disse opplysningene legger du inn her: https://forms.gle/jnNnCVbzgRkkfCf88

Vi får ikke utbetalt noen bilag uten å ha alle de ovennevnte opplysningene, og det er ditt ansvar å legge inn riktige opplysninger.

Reiseregninger levert på papir og sendt på e-post blir ikke akseptert for utbetaling, med mindre det er reiser som skal belastes reskontro.

HAR DU ALLEREDE EN VISMA-BRUKER?

Det er mange hos oss som allerede er tilknyttet Visma gjennom jobben sin, eller andre verv. Det er i utgangspunktet uproblematisk å ha flere brukere, og du skal ha mulighet til å velge firma i en rullegardinmeny.

Gå til https://home.visma.com for å logge deg inn.

Trykk på navnet ditt og se om Rødt ligger der. Hvis det gjør det, gå inn på Rødt og legg inn reiseregningene.

Hvis du ikke ligger inne etter du har sendt inn opplysninger til okonomi@roedt.no, må du

1) logge deg ut

2) gå til “glemt passord “

3) lag nytt passord

4) logge deg inn i igjen.

Det burde aktivere din bruker hos oss. Jeg gjør oppmerksom på at dette er løsningen Visma selv foreslår. NB! Gjør dette på en PC/Mac.

STENGT FOR LEVERING AV REISEREGNING I LØPET AV SOMMERMÅNEDENE

Fra 15. juni til 15. august vil det for andre enn ansatte i Rødt ikke være mulig å levere reiseregninger. Dette er en periode hvor veldig få reiser på Rødtarrangementer. Vi gjør dette for å spare kostnader på antall registrerte brukere i systemet, og for å nullstille og rydde opp i brukere på høsten.